Forderungsmanagement


Offene Rechnungsposten, die auch nach mehrfachen Mahnungen nicht ausgeglichen werden, sind ein Ärgernis und bei entsprechender Anzahl oder Rechnungshöhe sogar eine ernst zu nehmende Belastung für ein Unternehmen.

Diese Belastung gilt es mittels einer rechtzeitigen und wirksamen Vorgehensweise möglichst weitgehend einzugrenzen.

Von dem Risiko der Zahlungsunfähigkeit des Schuldners abgesehen, beginnt eine erfolgreiche Verfolgung von Außenständen bereits mit der Erfassung der vollständigen Daten des Vertragspartners.

Zweckmäßigerweise werden die Daten des Vertragspartners bei der Vertragsanbahnung bereits so erfasst, dass eine gerichtliche Verfolgung ohne größere Recherchen möglich ist.

So sollte der Vor- und Nachnahme und die vollständige Anschrift des Vertragspartners bekannt sein. Eine Postfachadresse wäre bspw. für eine spätere, gerichtliche Verfolgung nicht ausreichend.

Sofern der Vertrag nicht mit einer Einzelperson, sondern mit einer Personen- oder Kapitalgesellschaft geschlossen wird, sollte zudem deren gesetzlicher Vertreter bekannt sein.

Bei Aufträgen größeren Volumens ließe sich im Bedarfsfall an Hand der vorliegenden Daten eine Bonitätsprüfung durchführen.

Um im Streitfall Beweisprobleme hinsichtlich der Einzelheiten des Vertrages zu vermeiden, sollten Leistungsumfang und Höhe der Vergütung schriftlich festgehalten werden.

Soweit kein schriftlicher Auftrag erteilt oder ein schriftlicher Vertrag geschlossen wurde, sollte zumindest eine schriftliche Auftragsbestätigung zur Fixierung der Vertragsdaten erstellt werden.

Bei der Erstellung der Rechnung sollte darauf geachtet werden, dass die Rechnung alle erforderlichen Angaben enthält, damit der Vertragspartner unproblematisch den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Dazu gehört bspw. die Angabe der USt-IdNr. oder die Angabe des Leistungszeitraumes.

Fehlen derartige Angaben, dann läuft der Rechnungsaussteller in die Gefahr, dass der Vertragspartner die fehlenden Daten moniert und es zu einer weiteren, zeitlichen Verzögerung kommt.

Enthält die Rechnung alle erforderlichen Angaben, tritt im kaufmännischen Verkehr der Verzug nach den gesetzlichen Regelungen automatisch 30 Tage nach Rechnungserhalt ein.

Ist der Rechnungsempfänger ein Verbraucher, so tritt ein automatischer Verzug jedoch nur dann ein, wenn der Rechnungsempfänger über den Verzugseintritt bereits auf der Rechnung hingewiesen wurde.

Die Differenzierung zwischen einem gewerblichen und einem privaten Vertragspartner wird aber vielfach entbehrlich sein, da in beiden Fällen eine kaufmännische Mahnung vor Einleitung gerichtlicher Maßnahmen zweckmäßig ist.

Auf eine Durchnummerierung der Mahnung, bspw. 1. Mahnung, 2. Mahnung, sollte verzichtet werden, da dies den Eindruck erweckt, dass der Rechnungsempfänger noch weitere Zeit für den Ausgleich der Rechnung verstreichen lassen kann.

Sofern man dem Vertragspartner nicht schon in der 1. Mahnung Mahnkosten auferlegen will, kann das erste Schreiben mit Erinnerung und ohne Mahnkosten deklariert werden und das zweite Schreiben dann mit Mahnung und unter Berechnung der angefallenen Mahnkosten.

Spätestens in der Mahnung sollten dann Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag nochmals genau angegeben und zudem eine genaue Frist für die Zahlung gesetzt werden.

Obwohl die regelmäßige Verjährungsfrist nach den gesetzlichen Vorschriften 3 Jahre beträgt, ist schon aus Liquiditätsgründen anzuraten, dass der Vorgang von Rechnungsstellung über Erinnerung bis zur Mahnung einen Zeitraum von 8 Wochen nicht überschreitet.

Nach der Fertigung des Mahnschreibens sollte daher umgehend entschieden werden, ob die Forderung ausgebucht oder gerichtlich weiterverfolgt wird.

In den Genuss der 30-jährigen Verjährungsdauer gelangt man nur, wenn die eigene Forderung tituliert wird.

Das bedeutet, dass über den Anspruch entweder ein vollstreckungsfähiges Urteil, ein Vollstreckungsbescheid oder ein notarielles Schuldanerkenntnis mit sofortiger Unterwerfung unter die Zwangsvollstreckung vorliegen muß.

Zwar sieht das Gesetzt bei bestimmten Verhaltensweisen des Schuldners vor, dass die Verjährung gehemmt wird, also nicht zeitlich weiterläuft.

Hierbei sollte jedoch stets die Reaktion des Schuldners so klar und eindeutig sein, dass bei einer möglichen, gerichtlichen Auseinandersetzung die Verjährungsfrage von der Gegenseite nicht mit Erfolgsaussicht problematisiert werden kann und damit zu einem Verlust der Forderung führt.

Der sicherste Weg ist jedoch, die regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren im Auge zu behalten und notfalls die Titulierung auf einem der oben genannten Wege herbeizuführen.

Für den Beginn der Verjährung ist entscheidend, wann die Leistung abrechenbar erbracht wurde.

Es ist also nicht etwa entscheidend, wann die Rechnung gestellt wurde. Damit ist folglich auch nicht möglich, die Verjährung im Wege einer verspäteten Rechnung hinauszuzögern.

Wird bspw. eine Leistung abrechenbar am 01.06.2006 erbracht, dann beginnt die Verjährung am Ende des Jahres 2006 zu Laufen.

Unter Berücksichtigung der 3-jährigen Verjährungsfrist verjährt die Forderung dann mit Ablauf des 31.12.2009, wenn nicht spätestens bis zu diesem Zeitpunkt eine Klageschrift oder ein Antrag auf Erlass eines gerichtlichen Mahnbescheides bei Gericht eingegangen ist.